في بداية المحادثة
مما يساعد في بدء محادثة جيّدة، هو أن نتواصل مع الآخر مثلا من خلال التواصل بالعيون بداية، والأمر هنا بمثابة إحماء قصير من خلال حديث قصير وحقيقي. حيث أنه من المهم توضيح وتسهيل وجود مساحة مشتركة بقصد جعل المحادثة ناجحة وبقصد تجنب سوء الفهم. بعض الأسئلة التي قد تساعد في هذه المرحلة:
ما هي اهداف أو احتياجات الطرف الآخر من المحادثة؟
هل من الممكن القيام بالتحدث عن المشكلة ككل؟ أو هل سنحتاج إلى تجزئتها إلى أجزاء صغيرة نعمل على كل منها على حدى؟
هل تتلاقى هذه الأهداف والاحتياجات مع أهدافي واحتياجاتي؟
هل أهداف المحادثة واقعية؟ وفي حال لم تكن كذلك، ما الذي يمكن اعتباره هدفا واقعيّا؟
هل من الممكن أن نجد طريقة مشتركة؟
أثناء المحادثة
خلال اجراء المحادثة من المهم أن نلاحظ إذا كانت آلية الحوار ناجحة، على سبيل المثال هل يساعد هذا الحديث في حل المشكلة؟ أم أننا نصل إلى نقطة غير قابلة للنقاش؟ الأسئلة والشروحات التالية من شأنها أن تساعد في تسيير هذه المرحلة وتدعم إدراك فاعلية التواصل بقصد تحقيق تطور أفضل للطفل:
هل أشعر بالراحة أثناء المحادثة؟ في حال كانت الإجابة لا، ما السبب يا ترى خلف شعوري بعدم الراحة؟
هل تعد أجزاء المحادثة متناسبة؟
في العادة تستهدف المحادثة
نسبة 50% من المشاركة والحالات الاستثنائية تكون في الأحاديث التي تتضمن درجة عالية من تقديم المعلومات.
هل لدي الانطباع بأن شريكي في الحوار يشعر بالراحة كذلك؟ في حال كانت الإجابة لا، لا تتردد في طرح السؤال عليه-ا وبحال كان توقعك في مكانه فسيكون من المناسب السؤال عن الشعور بعدم الراحة.
هل هي محاورة مفتوحة؟ أو يوجد بعض القضايا التي لم يتم التطرق إليها بوضوح؟
قد يلاحظ في بعض الأحيان أن الحديث يسير ضمن مسار دائري مغلق دون تقديم حلول أو مع وجود ميل إلى التهرّب.
وقد يساعد سؤال الشريك في المحادثة عن مدى التقاطع بين وجهات النظر. مثلا: أشعر أن الحديث يدور في مسار مغلق وأرغب في سؤالك عن انطباعك عن الحديث، هل تشاركني وجهة النظر هذه؟ وما السبب في ذلك؟
هل تسير المحادثة نحو الغرض المقصود منها-نحو الاهتمامات المتبادلة-المواضيع المشتركة؟ هل يوجد حاجة للتوضيح؟
في المرحلة النهائية
من المفترض أن تتسم المحادثات بين الأهالي والمعلمين-ات بالاستمراريّة مما يعني أن تطبيق آليات التواصل الناجحة من المهم تطبيقها حتى في المرحلة النهائيّة من المحادثة. على سبيل المثال: ما الذي يتوجب تغييره أو تطويره من أجل دعم أفضل للطفل؟
من الأسئلة المهمة:
هل تم تحقيق الأهداف المتفق عليها؟ وهل تم تغطية المواضيع المتفق عليها؟
هل تستدعي الحاجة وجود محادثة أخرى؟
ما هي النتائج التي انتهت إليها المحادثة وفقا لكل الأطراف؟ هل يتوجب تدوين هذه المعلومات؟
ما مدى رضا أطراف المحادثة عن المحادثة نفسها وعن النتائج؟
ما الخطوات التالية؟ وما هي مسؤولية كل طرف من الأطراف؟
هل يوجد طريقة لتوضيح الخطوات المتفق عليها؟